Hồ sơ năng lực công ty là gì? - Profile công ty là gì?

1. Vai trò của hồ sơ năng lực công ty

Hồ sơ năng lực đóng vai trò là công cụ mạnh mẽ để thể hiện pháp lý, kiến thức chuyên môn, thành tích và sức mạnh tài chính của mỗi công ty. Nó không chỉ là một tài liệu đơn thuần, đó là tài sản chiến lược có thể tạo ấn tượng lâu dài đối với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư, nhà tài trợ tiềm năng, có cơ hội mở ra các cơ hội ký kết thỏa thuận hợp tác, ký kết hợp đồng kinh tế quan trọng, trúng các gói thầu lớn.

Xem thêm báo giá thiết kế profile công ty >>

Xem thêm báo giá in hồ sơ năng lực >>

Xem thêm báo giá chụp ảnh profile >>

Vậy hồ sơ năng lực công ty là gì? Hãy cùng Bảo phát tìm hiểu một số yếu tố quan trọng cũng như các bước tạo hồ sơ năng lực công ty hiệu quả thông qua bài viết dưới đây!

2. Hồ sơ năng lực công ty là gì?

Hồ sơ năng lực công ty hay còn gọi là profile công ty là một công cụ thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó giúp tạo dựng uy tín và tính minh bạch với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư tiềm năng,  Nó thường bao gồm các thông tin như lịch sử hình thành phát triển, sứ mệnh, tầm nhìn, định hướng của công ty, sản phẩm và dịch vụ cũng như thông tin liên hệ. Một bộ hồ sơ năng lực công ty được viết tốt mang lại niềm tin với khách hàng nâng cao giá trị công ty so với các đối thủ cạnh tranh, mở ra cơ hội lớn mở rộng khách hàng ký được các thỏa thuận hợp tác, tài trợ, ký được hợp đồng kinh tế quan trọng phát triển công ty. Ngoài ra, nó còn dùng làm tài liệu tham khảo cho nhân viên của công ty, các bên liên quan và công chúng. Nói một cách đơn giản, hồ sơ của một công ty là không thể thiếu trong chiến lược marketing và xây dựng thương hiệu của công ty.

Làm hồ sơ năng lực cho công ty một cách nghiêm túc là công việc không hề dễ dàng, có rất nhiều nội dung và công việc trong một bộ hồ sơ công ty cần có, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp nên đầu tư thời gian tìm hiểu một cách chi tiết hoặc thuê các đối tác tư vấn làm hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp, các công ty thiết kế profile có kinh nghiệm họ sẽ khảo sát doanh nghiệp bạn và đưa ra các quy trình từ chụp ảnh profile công ty và viết nội dung bài bản, sẽ giúp bạn có được bộ hồ sơ năng đầy đủ chuyên nghiệp nhất.

Profile công ty Là một bộ tài liệu thường được gửi cho đối tác qua mạng dưới định dạng file word hoặc pdf giới thiệu tất tần tật về một doanh nghiệp và là kênh thông tin truyền tải các thông điệp cần thiết kết nối từ doanh nghiệp này đến doanh nghiệp khác một cách gián tiếp nhưng trọn vẹn và đầy đủ thông tin trọn lọc không gì khác ngoài bộ Hồ sơ năng lực công ty/profile công ty. 

(Ảnh bìa file trải dài hồ sơ năng năng lực công ty)

Hồ sơ năng lực công ty được sử dụng trong những vấn đề quan trọng ở công ty như tham gia thẩm định, dự thầu, đấu thầu, chào hàng cạnh tranh,… nên sẽ ảnh hưởng nhất định tới thành công của công ty trong những dự án mà đơn vị mình tham gia. Khi tham gia dự thầu online hoặc gửi thư chào hàng cạnh qua email file hồ sơ năng lực thường được lưu dưới định dạng file microsoft word có đuôi mở rộng là .doc hay .docx hoặc các file có định dạng acrobat .pdf có trường hợp khác gửi file ảnh jpg jpeg.

Vậy hồ sơ năng lực  là gì? 

Bộ hồ sơ năng lực công ty gồm những gì?

Mời bạn cùng tìm hiểu trong bài viết sau!

3.1 Khái quát về Hồ Sơ Năng Lực Công Ty

Hồ sơ năng lực công ty (hay thường được biết đến với tên gọi profile công ty) là tài liệu thường được sử dụng trong những thương vụ hợp tác giữa doanh nghiệp của bạn với đối tác và khách hàng.

Bộ hồ sơ năng lực công ty giúp truyền tải thông tin từ bao quát đến cụ thể về doanh nghiệp của bạn. Cụ thể như thông tin về thương hiệu (logo, slogan, sản phẩm doanh nghiệp, năng lực nhân sự, năng lực hợp đồng, năng lực tài chính,..), tầm nhìn, giá trị cốt lõi, kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động. Và tất nhiên, không thể thiếu là tiềm năng phát triển khi hợp tác giữa đối tác và doanh nghiệp của bạn.

(Ảnh trang giới thiệu trong hồ sơ năng lực)

3.2 Hồ sơ năng lực công ty có một số công dụng sau:

• Tạo ấn tượng với khách hàng: Hồ sơ năng lực công ty được xem như là hình ảnh khái quát thu nhỏ của bất kỳ doanh nghiệp nào. Thông qua bộ hồ sơ này, đối tác và khách hàng có thể dễ dàng đánh giá được sự chuyên nghiệp và tiềm năng phát triển của công ty. Một bộ profile công ty ấn tượng, có điểm nhấn của riêng bạn sẽ tạo được thiện cảm trong mắt đối tác rất nhiều; từ đó tăng thêm phần hứng thú cũng như sự tin tưởng của đối phương khi hợp tác với công ty bạn.
• Tham gia dự thầu, đấu thầu dự án: Khi tham gia bất kỳ một thương vụ hợp tác dự án nào thì profile công ty là “vũ khí chiến đấu” của mỗi doanh nghiệp, là “vật bất ly thân” của người đại diện đấu thầu. Nó đóng vai trò là nhân viên kinh doanh, là công cụ marketing đắc lực được gửi đi với nhiệm vụ giao tiếp và thuyết phục khách hàng.
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu công ty: Hồ sơ năng lực công ty là tài liệu mà công ty tự giới thiệu về bản thân và được giới thiệu theo cách nghiệp nghiệp nhất. Do vậy hồ sơ năng lực giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được thông tin, hình thành sự quan tâm, niềm tin và thôi thúc họ tiến tới hợp tác với công ty bạn.
• Tham gia dự thầu dự án lớn hơn: Để tham gia một dự án lớn, bạn cần có một bộ hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp hơn hoặc ít nhất đáp ứng tiêu chuẩn dự án hoặc đối tác đề ra.

Những nội dung cần có trong hồ sơ năng lực công ty

Những thành phần không thể thiếu của một profile công ty bao gồm:

3.3 Chụp ảnh profile công ty

Là công việc rất quan trọng, yêu cầu các công ty xây dựng kịch bản chi tiết bài bản. Khâu này các bạn nên tìm đến các đơn vị thiết kế profile và chụp ảnh chuyên nghiệp mới thực hiện được còn các đơn vị không chuyên nghiệp sẽ làm hỏng việc của bạn. Vì các hình ảnh chụp trong profile công ty là thông điệp truyền tải đến khách hàng đối tác, các hình ảnh chụp phải rõ nét, đảm bảo chất nghệ thuật, có điểm nhấn phong cách riêng.

3.4 Bìa hồ sơ năng lực công ty

(Mẫu bìa hồ sơ năng lực công ty đẹp)

Trang bìa hồ sơ công ty là trang đầu tiên là điểm nhấn quan trọng mà nhiều nhà thiết kế hồ sơ năng lực và doanh nghiệp đầu tư thời gian tâm huyết để tạo dựng. Trang bìa thiết kế sao cho đơn giản, đẹp ấn tượng, truyền tải được nội dung ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực linh doanh, các thông điệp ngắn có ý nghĩa, câu slogan hay ấn tượng.

3.5 Phần mục lục trong hồ sơ

Là phần đánh số trang, vị trí nội dung ở từng trang và là phần chỉ dẫn và khái quát các nội dung có trong hồ sơ.

3.6 Thư ngỏ của người đứng đầu công ty

Là lời chào hỏi thay mặt cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty (thường là giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị) là thứ đầu tiên mà người nhận được profile công ty sẽ xem. Với giọng văn trang trọng, thân tình, không kém phần hãnh diện tự tin, thư ngỏ sẽ phần nào nêu lên được năng lực lĩnh vực cũng như tầm vóc của doanh nghiệp mình.

( Ảnh trang giới thiệu trong hồ sơ năng lực)

3.7 Giới thiệu công ty

Tiếp đến sẽ là những thông tin cơ bản về công ty như là:

• Tên công ty
• Giấy phép kinh doanh
• Lĩnh vực hoạt động
• Sơ đồ tổ chức
• Cơ sở pháp lý
• Lịch sử hình thành và phát triển
• Thông tin liên hệ (email, website, địa chỉ, số điện thoại, fax).
• Phương châm hoạt động
• Tầm nhìn
• Sứ mệnh
• Giá trị cốt lõi

(Ảnh sơ đồ tổ chức trong bộ hồ sơ năng lực - Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị của công ty)

3.8 Năng lực công ty

• Năng lực nhân sự: Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt và quy mô nhân sự.
• Năng lực sản xuất, thi công: Để thể hiện nhóm năng lực này, bạn cần đưa ra những hình ảnh minh họa cụ thể về quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và nhà xưởng.
• Năng lực tài chính: Được coi là cơ sở để nhà đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định có đầu tư hay không.
• Năng lực hợp đồng: các hợp đồng tiêu biểu, năng lực các hợp đồng đã triển khai, đây là phần cũng rất quan trọng khẳng định với khách hàng về kinh nghiệm năng lực thực tế công ty đã thực hiện.
• Năng lực về bằng cấp chuyên môn của nhân viên trong công ty cũng như số năm kinh nghiệm. Năng lực kinh nghiệm chuyên môn cũng không kém phần quan trọng khẳng định trước đối tác về thế mạnh của công ty mình.

(Năng lực các đối tác khách hàng đã làm việc với công ty)

3.9 Thành tích đạt được của công ty

Những thông tin về chứng chỉ, chứng nhận dự án, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng nơi đối tác và khách hàng. Điều này giúp bộ hồ sơ đạt hiệu quả quảng bá thương hiệu tốt hơn cho doanh nghiệp.

3.10 Lưu ý khi in hồ sơ năng lực công ty

Vậy làm thế nào để có một bản hồ sơ năng lực ấn tượng nhất?

 Dưới đây sẽ là những tiêu chuẩn in hồ năng lực chuẩn đẹp mà bạn nên lưu tâm:

• Kích thước hỗ sơ năng lực chuẩn: bạn có thể tùy chọn form mẫu tương đối chuẩn với kích thước A5, A4 thậm chí A3 nằm ngang hoặc nằm đứng nội dung đã nêu ở trên. 
• Chất liệu loại giấy: hiện nay có rất nhiều loại giấy khác nhau phục vụ riêng cho việc in hồ sơ năng lực như giấy Fort, giấy couche, giấy Kraft, giấy mỹ thuật,… tuy nhiên loại giấy được sử dụng phổ biến nhất vẫn là giấy bìa Couche 300gsm, ruột hồ sơ thường in giấy C150. Bởi vì chất lượng giấy đảm bảo mà giá thành in ấn lại phù hợp, vừa phải.
• Số trang: thông thường, số trang của hồ sơ năng lực phải chia hết cho 4, chẳng hạn như 8 trang, 12 trang, 16 trang, 20 trang,… để khi gấp lại sẽ có được hình đẹp nhất. Trong trường hợp số trang bị lẻ, bạn nên thiết kế thêm hoặc yêu cầu nhà in in thêm một trang trắng.
• Công nghệ in ấn: đa số hiện nay bất kỳ ấn phẩm nào cũng đều sẽ sử dụng công nghệ in kỹ thuật số hoặc in Offset để tạo được chất lượng hình ảnh tốt nhất, đồng thời cũng đơn giản và dễ dàng gia công. Sau đó, bạn nhớ dán màng, đóng kim hoặc gáy thành phẩm để tạo được một bản hồ sơ năng lực hoàn hảo nhất nhé!
• Trên đây là những chia sẻ về quy cách in hồ sơ năng lực, hy vọng rằng với những chia sẻ này, bạn đọc sẽ nhanh chóng thiết kế và sở hữu một Profile công ty ấn tượng cho doanh nghiệp của mình.

(in hồ sơ năng lực công ty chúng tôi đã thiết kế)

Về in ấn lĩnh vực hồ sơ năng lực cụ thể như sau:

Quy cách in hồ sơ hồ sơ năng lực:

Công nghệ in: in Offset, kỹ thuật số

• Kích thước của hồ sơ: A5 đứng (14.8 x 21cm), A5 ngang (21 x 14.8cm), A4 đứng (21 x 29.7cm), A4 ngang (29.7 x 21cm), A3 đứng (29.7cm x 42cm), A3 ngang (42 x 29.7cm).
• Chất liệu giấy in hồ sơ năng lực công ty: giấy Fort, giấy Couche, giấy Kraft, giấy Mỹ Thuật,…hoặc theo yêu cầu
• Công nghệ in ấn: đa số hiện nay bất kỳ ấn phẩm nào cũng đều sẽ sử dụng công nghệ nhanh kỹ thuật số với số lượng it, in số lượng nhiều thì in Offset để tạo được chất lượng hình ảnh tốt nhất, đồng thời cũng đơn giản và dễ dàng gia công. Sau đó, bạn nhớ dán màng, đóng kim hoặc gáy thành phẩm để tạo được một bản hồ sơ năng lực công ty đẹp!

Trên đây là những chia sẻ về quy cách in hồ sơ năng lực, hy vọng rằng với những chia sẻ này, bạn đọc sẽ nhanh chóng thiết kế và sở hữu một bộ Profile công ty ấn tượng cho doanh nghiệp của mình.

3.11 Phần mềm thiết kế hồ sơ năng lực công ty

Phần mềm thiết kế hồ sơ năng lực công ty là ứng dụng hỗ trợ các nhà thiết kế/ designer lên kế hoạch, phác họa, phối màu và hoàn thiện ấn phẩm đẹp. Sử dụng phần mềm phụ trợ, các designer sẽ tiết kiệm được thời gian, giúp ấn phẩm sau hoàn thiện dễ dàng in ấn.

Dưới đây là các phần mềm các nhà thiết thường sử dụng:

1. Adobe Indesign
2. QuarkXpress
3. Adobe PageMaker
4. Adobe Illustrator
5. Adobe Photoshop

Dịch vụ làm hồ sơ năng lực/profile công ty

Dịch vụ làm Hồ sơ năng lực/profile công ty hiện nay không ít, nhưng đơn vị thiết kế bài bản chuyên nghiệp thì không nhiều, có rất nhiều công ty năng lực yếu, nhân sự ít kinh nghiệm, chào giá làm profile rẻ, nhưng thời gian làm lâu, chất lượng làm hồ sơ kém gây ảnh hưởng đến công việc của doanh nghiệp và cho đối tác khách hàng. Vì vậy Quý vị khi làm hồ sơ năng lực cần cân nhắc xem xét đối tác làm profile cho công ty mình có đáng tin cậy không, công ty đã thành lập lâu chưa? chứ không nhìn vào giá rẻ mà làm sẽ gây thiệt hại cho công ty mình.

Xem báo giá thiết kế profile chi tiết >>

Bạn có thể download file mẫu hồ sơ năng lực file word về tự chỉnh sửa link >>

Download file hồ sơ năng lực pdf link >>

Bảo phát Chúng tôi hơn 15 năm kinh nghiệm làm hồ sơ năng lực, in hồ sơ năng lực, thiết kế profile công ty viết profile công ty dự thầu dự án công trình, nhận tư vấn miễn phí cho các khách hàng có nhu cầu.